详细内容
为加大机关档案规范化管理，增强档案工作标准化管理意识，更有效的积累、保护和利用档案信息资源，更好的为国家和机关工作服务，建立和健全档案规章制度，理顺档案工作机制，夯实档案工作基础，更有效的利用档案资源记录及便利查询和利用，为后续单位进行决策、开展相关业务提供重要依据。
档案数字化加工流程，即调卷→信息转入和录入→拆卷整理→建立条码标识→数字化扫描→影像处理与关联入库→案卷还原→影像与数据检查→还卷等，有清晰、完整的档案数字化作业流程管理、角色管理、工位管理、任务管理和作业管理功能；图像存储工作中应特别注意图像文件命名规则：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的惟一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。之后再对数字化后的文档进行批量处理，处理完将保存为PDF格式；后将所有文档批量转换为可以、检索利用的双层PDF格式，然后进行光盘刻录，确保刻录好的光盘能正确地读出，并做好标识标签。
三是档案查借工作可控。档案管理实现信息化后，查借阅采用计算机管理，操作方便，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。四是提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后，部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。五是有效的提供服务。档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了研究院整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。
3.标准规范建设
这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等；业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。